Email para Contactar Patrocinadores: Plantillas y Ejemplos
Has encontrado al sponsor perfecto para tu evento. Sabes quién es la persona de decisión. Tienes los datos de tu audiencia listos. Pero te quedas mirando el cursor parpadeando en un email en blanco sin saber cómo empezar. Si eso te suena familiar, aquí tienes cinco plantillas de email probadas que puedes copiar, adaptar y enviar hoy mismo.
¿Por qué los emails genéricos de patrocinio no funcionan?
Los responsables de patrocinios reciben entre 50 y 200 propuestas al año. La mayoría empiezan igual: “Estimado señor/señora, somos el evento X y nos gustaría ofrecerle una oportunidad de patrocinio.” Ese email se borra en 3 segundos.
Los emails que consiguen respuesta tienen tres cosas en común:
- Mencionan algo específico del sponsor — un evento que patrocinaron, un producto que lanzaron, un mercado al que quieren llegar
- Van directo al beneficio — no cuentan la historia del evento, sino lo que el sponsor gana
- Piden una acción concreta — no “quedamos a su disposición”, sino “¿podemos hablar 15 minutos el jueves?”
La diferencia en resultados es medible: los emails personalizados obtienen un 18% de tasa de respuesta, el doble que los genéricos (9%). En patrocinio, donde cada respuesta puede significar miles de euros, esa diferencia es la que separa un trimestre bueno de uno vacío.
| Tipo de email | Tasa de respuesta | Mejor para |
|---|---|---|
| Genérico (mismo texto para todos) | ~9% | Nada — evítalo |
| Personalizado (datos del sponsor) | ~18% | Primer contacto en frío |
| Warm intro (referencia o conexión) | ~25-35% | Sponsors referidos o de tu red |
| Follow-up (segundo contacto) | ~12-15% | Sponsors que no respondieron |
| Referral (alguien te presenta) | ~40-50% | Cuando tienes un contacto en común |
Plantilla 1: Cold email personalizado
Usa este email cuando contactas a un sponsor por primera vez, sin conexión previa. La clave es demostrar que has investigado a la empresa.
Cuándo usarlo: Primer contacto con un sponsor que no te conoce.
Asunto: [Tu evento] — [dato específico que conecta al sponsor con tu audiencia]
Hola [Nombre],
He visto que [Empresa] patrocinó [Evento similar] el año pasado, donde el público era mayoritariamente [perfil de audiencia]. [Tu evento] reúne un perfil muy parecido: [número] [perfil profesional] que [dato relevante sobre poder de compra o interés].
Este año celebramos nuestra [Nª edición / primera edición] el [fecha] en [ciudad], y creo que hay una oportunidad interesante para [Empresa] porque [razón específica — lanzamiento de producto, mercado al que quieren llegar, competidores que ya patrocinan].
He preparado una propuesta adaptada a lo que hace [Empresa]. ¿Te viene bien una llamada de 15 minutos esta semana o la siguiente para repasarla?
Un saludo, [Tu nombre]
Por qué funciona: Abre con lo que el sponsor ha hecho (no con lo que tú necesitas). Conecta su historial de patrocinio con tu audiencia. Cierra con una petición específica y de bajo compromiso (15 minutos). Si necesitas aprender a investigar qué eventos ha patrocinado una empresa, consulta nuestra guía para encontrar patrocinadores.
Plantilla 2: Warm intro (conexión previa)
Usa este email cuando has coincidido con el sponsor en un evento, os ha presentado alguien, o habéis tenido algún contacto previo.
Cuándo usarlo: Cuando hay una conexión real que puedes mencionar.
Asunto: Nos conocimos en [evento/situación] — oportunidad de patrocinio en [tu evento]
Hola [Nombre],
Fue un placer coincidir en [evento/reunión/webinar]. Me quedó claro que [Empresa] está apostando fuerte por [mercado/producto/sector], y eso encaja perfectamente con lo que estamos preparando para [tu evento].
Reunimos a [número] [perfil de audiencia] el [fecha] en [ciudad]. [Dato específico que conecta con lo que hablaron o con los objetivos del sponsor].
Me encantaría explorar cómo [Empresa] podría participar como sponsor. ¿Tienes 15 minutos la semana que viene para una llamada rápida? Te puedo enviar la propuesta antes para que le eches un vistazo.
Un abrazo, [Tu nombre]
Por qué funciona: La conexión personal eleva la tasa de apertura y respuesta por encima del 25%. No estás pidiendo patrocinio de la nada — estás retomando una conversación. El tono es más cercano porque ya os conocéis.
Plantilla 3: Follow-up (segundo contacto)
El 80% de los acuerdos de patrocinio se cierran después del segundo o tercer contacto. Si no te respondieron al primer email, no significa que no les interese — significa que están ocupados.
Cuándo usarlo: 5-7 días hábiles después del primer email sin respuesta.
Asunto: Re: [asunto original] — dato nuevo
Hola [Nombre],
Te escribí la semana pasada sobre la oportunidad de patrocinar [tu evento]. Entiendo que es una época complicada, así que voy directo:
[Dato nuevo que no incluiste en el primer email — un speaker confirmado, un número actualizado de asistentes, otra empresa que ya se ha sumado como sponsor, una mención en prensa].
Si [Empresa] está evaluando opciones de patrocinio para [trimestre/año], me encantaría enseñarte lo que tenemos preparado. ¿Te viene bien el [día concreto]?
Saludos, [Tu nombre]
Por qué funciona: No repite el primer email — aporta información nueva que da urgencia. Mencionar que otros sponsors ya se han sumado genera prueba social. Propone un día concreto en vez de “cuando puedas”, lo que facilita la respuesta.
Regla de oro del follow-up: Máximo 3 intentos. Si después del tercer contacto no hay señal de interés, pasa a otra persona dentro de la empresa o al siguiente sponsor de tu lista.
Plantilla 4: Email con referencia (alguien te presenta)
Este es el email con mayor tasa de respuesta de todos. Cuando alguien te presenta al responsable de patrocinios, tu credibilidad se multiplica.
Cuándo usarlo: Cuando un contacto en común te conecta con el sponsor.
Asunto: [Nombre del contacto] me sugirió que habláramos — [tu evento]
Hola [Nombre],
[Nombre del contacto en común] me sugirió que te escribiera. [Él/Ella] pensó que [Empresa] podría estar interesada en patrocinar [tu evento] por [razón específica que dio el contacto].
Organizamos [tu evento] el [fecha] en [ciudad], con [número] asistentes del sector [sector]. [1-2 datos de audiencia que refuercen la relevancia para este sponsor].
¿Tienes 15 minutos para una llamada rápida esta semana? [Nombre del contacto] me comentó que [detalle personal/profesional que muestre que la referencia es real].
Un saludo, [Tu nombre]
Por qué funciona: El nombre del referente en el asunto dispara la tasa de apertura. La referencia no es vaga (“me dijeron que…”) sino específica: quién, por qué y qué detalle compartieron. Esto genera confianza inmediata.
Plantilla 5: Email de reactivación (sponsor anterior)
Si una empresa ya patrocinó tu evento antes y no has hablado para la próxima edición, este email reabre la puerta.
Cuándo usarlo: Con sponsors de ediciones anteriores cuando empieza la planificación de la nueva edición.
Asunto: [Tu evento] [año] — resultados de la edición pasada y lo que viene
Hola [Nombre],
Quería enviarte los resultados de [tu evento] [año anterior], donde [Empresa] participó como sponsor:
- [Métrica 1: asistentes que interactuaron con su stand/activación]
- [Métrica 2: impresiones/menciones/leads generados]
- [Métrica 3: encuesta de satisfacción post-evento]
Para la edición [año], estamos preparando [novedad principal — nuevo formato, más asistentes, nuevo vertical]. Creo que hay una oportunidad de [beneficio específico para el sponsor — llegar a un público nuevo, lanzar su producto, reforzar posicionamiento].
¿Podemos agendar una llamada para hablar sobre la próxima edición? Me encantaría contarte lo que estamos planeando.
Un saludo, [Tu nombre]
Por qué funciona: Abre con resultados concretos, no con peticiones. Demuestras que mides el ROI del patrocinio — algo que el 76% de los responsables de marketing dicen que les cuesta calcular. Y anticipas el valor de la próxima edición antes de pedir la renovación. Para profundizar en qué criterios evalúan los sponsors al decidir si repiten, lee nuestra guía sobre qué buscan los sponsors en un evento.
¿Cómo personalizar cada plantilla con datos reales?
Las plantillas son un punto de partida, pero lo que las hace funcionar es la personalización. Cada email debería incluir al menos uno de estos datos:
- Historial de patrocinio — qué eventos ha patrocinado la empresa antes
- Perfil de tu audiencia — por qué encaja con el mercado objetivo del sponsor
- Conexión específica — un producto, un lanzamiento, un mercado al que quieren llegar
Investigar esos datos manualmente lleva entre 30 minutos y 2 horas por empresa. Si necesitas contactar a 20-30 sponsors, estás hablando de semanas de trabajo solo en investigación.
Herramientas como Sponsors Search automatizan esa parte: describes tu evento, recibes una lista de sponsors relevantes con una explicación de por qué cada uno encaja, y usas esa información directamente en tus emails. Puedes pasar de “no sé qué escribir” a “email personalizado listo” en minutos.
Errores comunes al escribir emails de patrocinio
| Error | Por qué falla | Qué hacer en su lugar |
|---|---|---|
| Asunto genérico (“Propuesta de patrocinio”) | No se diferencia de los otros 50 emails en la bandeja | Incluir un dato específico: “800 CTOs que encajan con [producto del sponsor]“ |
| Párrafo de 10 líneas sobre tu evento | El sponsor no va a leer un muro de texto | Máximo 5 líneas antes de la petición. Menos es más. |
| Adjuntar un PDF de 20 páginas | Nadie abre archivos pesados de desconocidos | Envía el email sin adjunto. Ofrece enviar la propuesta si hay interés. |
| No investigar al destinatario | Demuestra que es un envío masivo | Menciona un evento que patrocinaron, un producto reciente o un dato de su mercado |
| ”Quedamos a su disposición” | No es un call to action | ”¿Tienes 15 minutos el jueves para una llamada rápida?” |
| Enviar a info@empresa.com | Tu email compite con facturas y newsletters | Busca al responsable de patrocinios por nombre. LinkedIn y herramientas de contacto ayudan. |
Para una guía completa sobre cómo estructurar tu propuesta una vez que consigas la reunión, consulta nuestro artículo sobre cómo escribir una propuesta de patrocinio.
¿Cuántos emails enviar y con qué frecuencia?
La cadencia correcta marca la diferencia entre persistencia profesional y spam.
| Contacto | Cuándo enviar | Qué incluir |
|---|---|---|
| Email 1 (cold o warm) | Cuando identifies al sponsor | Personalización + propuesta de valor + petición de llamada |
| Email 2 (follow-up) | 5-7 días hábiles después | Dato nuevo + recordatorio breve + petición de fecha concreta |
| Email 3 (último intento) | 7-10 días después del 2º | Tono más directo: “¿Sigue siendo relevante esto para [Empresa]?” |
| Cambio de canal | Si no hay respuesta al 3er email | LinkedIn, llamada telefónica, o contactar a otra persona en la empresa |
Después de 3 emails sin respuesta, no insistas por el mismo canal. No significa que nunca patrocinarán tu evento — puede que no sea el momento. Guarda el contacto para la siguiente edición.
Tu próximo email empieza aquí
Enviar emails de patrocinio no tiene que ser un proceso angustiante. Con la plantilla correcta, datos específicos del sponsor y una petición clara, cada email que envíes tiene posibilidades reales de generar una conversación.
El primer paso es saber a quién escribir y por qué tu evento les interesa. Si quieres acortar esa investigación de semanas a minutos, prueba Sponsors Search. Describe tu evento, obtén sponsors relevantes con explicaciones de por qué encajan, y usa esa información para personalizar tus emails. Puedes empezar gratis.
Preguntas Frecuentes
¿Cuál es el mejor asunto de email para contactar patrocinadores?
Un asunto que incluya un dato específico sobre el sponsor o tu audiencia. Por ejemplo, “800 CTOs interesados en cloud — [Tu Evento] 2026” funciona mejor que “Propuesta de patrocinio”. Los asuntos personalizados tienen el doble de tasa de apertura que los genéricos. Evita signos de exclamación, palabras como “gratis” y asuntos demasiado largos (máximo 50 caracteres).
¿Cuántos emails de patrocinio debo enviar antes de rendirme?
Tres contactos es el máximo recomendado por el mismo canal. El 80% de los acuerdos de patrocinio se cierran después del segundo o tercer contacto, así que desistir después del primer email es demasiado pronto. Si después de tres intentos no hay respuesta, cambia de canal (LinkedIn, teléfono) o contacta a otra persona en la empresa.
¿A qué hora y día es mejor enviar emails de patrocinio?
Los martes y miércoles por la mañana (entre 9:00 y 11:00 hora local del destinatario) son los momentos con mayor tasa de apertura para emails B2B. Evita los lunes (bandeja llena del fin de semana) y los viernes (mentalidad de cierre de semana). Nunca envíes fuera de horario laboral — tu email quedará enterrado bajo los del día siguiente.
¿Debo enviar la propuesta completa en el primer email?
No. El primer email es para despertar interés, no para cerrar el acuerdo. Envía un email breve y personalizado que demuestre que has investigado al sponsor. Si muestran interés, entonces envía la propuesta detallada. Adjuntar un PDF de 20 páginas a un email frío reduce la probabilidad de que lo lean.
¿Cómo encontrar el email del responsable de patrocinios?
LinkedIn es la primera opción: busca cargos como “Sponsorship Manager”, “Head of Partnerships”, “Marketing Director” o “Brand Manager” en la empresa. Herramientas de contacto profesional como Apollo.io te dan emails verificados. Si no encuentras a la persona exacta, el director de marketing suele ser el siguiente en la cadena de decisión.
¿Qué hago si el sponsor responde pero dice que no tiene presupuesto ahora?
Es una señal positiva — significa que hay interés pero no timing. Pregunta cuándo planifican los presupuestos de patrocinio (normalmente en Q3-Q4 para el año siguiente) y pide permiso para volver a contactar en ese momento. Anota la fecha en tu calendario y haz follow-up puntualmente. Un “no ahora” es mucho más valioso que un “no” definitivo.